แก้ปัญหาในการทำงานอย่างมือโปรด้วย 7 ขั้นตอน Problem Solving
ทุกปัญหาแก้ไขได้หากเข้าใจกระบวนการแก้ปัญหา เรียนรู้ทักษะการแก้ปัญหา 7 ขั้นตอน แบบลงลึกว่า ขั้นตอนการแก้ปัญหาในการทำงานด้วย Problem Solving จริงๆ แล้วเป็นอย่างไร

ทักษะ Problem solving สกิลการแก้ปัญหาที่คนทำงานและผู้ประกอบการยุคใหม่ต้องมี

หนึ่งสิ่งที่ทำให้การทำงานเป็นเรื่องน่าปวดหัวก็คือ “การแก้ปัญหา” หรือ “Problem solving” ที่นับวันยิ่งมีให้แก้เยอะขึ้นและซับซ้อนขึ้นเรื่อยๆ เจ้าของธุรกิจและองค์กรในปัจจุบันต้องพัฒนาตัวเองให้มี Resilience ที่มากขึ้นต่อการรับมือความเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล

จุดนี้นี่เองที่ทำให้การแก้ปัญหาเป็นทักษะที่ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน First Jobber หรือ Entrepreneur ยุคใหม่ต้องเรียนรู้เอาไว้ เพราะการเข้าใจว่าขั้นตอนการแก้ปัญหามีกี่ขั้นตอน และ การมีพื้นฐานความเข้าใจในหลักการแก้ปัญหาจะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จได้มากกว่าการหาวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไร้ทิศทางครับ

ซึ่งสิ่งที่เราจะมีเรียนรู้วันนี้คือ ทักษะการแก้ปัญหา 7 ขั้นตอน แบบลงลึกว่า ขั้นตอนการแก้ปัญหาในการทำงานด้วย Problem Solving จริงๆ แล้วเป็นอย่างไร รวมถึงหลักคิดและแนวทางการแก้ไขปัญหา การจัดลำดับความสำคัญของปัญหาต่างๆ ที่จะช่วยพาเราไปสู่ความสำเร็จได้อย่างราบรื่นครับ ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกันเลย!

Bulletproof-problem solving

เนื้อหาส่วนใหญ่ในบทความนี้มาจากหนังสือเล่มนี้เป็นส่วนใหญ่ ไม่มีแปลไทยครับ

แต่บอกได้เลยว่ามีประโยชน์มากๆ ถ้าใครต้องการศึกษาด้านการแก้ปัญหาอย่างจริงจัง

7 ขั้นตอนการแก้ปัญหาด้วยกระบวรการแก้ไขปัญหา Problem solving
cropped-Untitled-Artwork.png

ทักษะการแก้ปัญหา หรือ Problem Solving คืออะไร?

ทักษะการแก้ปัญหา หรือ Problem solving คือ ความสามารถในการระบุและค้นหาต้นตอของปัญหา จัดลำดับความสำคัญและวิเคราะห์แนวทางในการแก้ไขปัญหา เพื่อนำข้อมูลไปสร้างเป็นแผนการดำเนินงานให้แก้ไขปัญหาที่ต้องการแก้ไขได้สำเร็จ

ซึ่งจริงๆ แล้ว คนเรามีทักษะการแก้ปัญหาอยู่กับตัวอยู่แล้วไม่มากก็น้อย เพราะในชีวิตประจำเรามักจะเจอกับปัญหาอยู่แล้ว และเราทุกคนก็มีการวิเคราะห์และค้นหาวิธีการแก้ไขปัญหาในแบบของเราเอง 

แต่การแก้ปัญหาในโลกของการทำงานนั้นแตกต่างจากสิ่งที่เราเจอในชีวิตประจำวันพอสมควร เพราะปัญหาและผลกระทบที่เราต้องวิเคราะห์นั้นมีความซับซ้อนกว่ามาก นอกจากการระบุปัญหาแล้ว เรายังต้องมีทักษะการตัดสินใจที่เฉียบคมในการวิเคราะห์ตัวเลือก และวางแผนการแก้ไขปัญหาในสเกลที่ใหญ่กว่ามากๆ ครับ ดังนั้นการเข้าใจหลักคิดและขั้นตอนการแก้ปัญหาจะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้นมากๆ ครับ

ทักษะการตัดสินใจและทักษะการแก้ปัญหา แตกต่างกันอย่างไร?

หลายคนอาจจะสงสัยว่า เอ๊ะ? แล้วทักษะการแก้ไขปัญหากับทักษะการตัดสินใจแตกต่างกันยังไงนะ? เพราะทักษะการแก้ปัญหาเป็นสิ่งที่มักจะมาคู่กับทักษะการตัดสินใจเสมอ 

สิ่งที่แตกต่างกันจริงๆ ระหว่างทักษะการแก้ไขปัญหากับทักษะการตัดสินใจก็คือ ทักษะการแก้ปัญหา หมายถึง ความสามารถในการระบุปัญหา ในขณะที่ทักษะการตัดสินใจเป็นการประเมินตัวเลือก และตัดสินใจลงมือทำสิ่งต่างๆ

ดังนั้นเราจะเห็นว่าหลายๆ คนจะนำทักษะการตัดสินใจและการแก้ปัญหามารวบไว้เป็นทักษะเดียวกันเลย เพราะการระบุปัญหา วิเคราะห์แนวทางแก้ไขปัญหา และคิดค้นวิธีแก้ปัญหานั้นเป็นสิ่งที่รวมเข้าด้วยกันจนแทบจะเป็นเนื้อเดียวกันเลย

7 ขั้นตอนการแก้ปัญหา ด้วย Problem Solving

สิ่งที่จะช่วยให้เราแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนได้ คือ การมีแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างเป็นขั้นตอนที่ช่วยให้เราสามารถทำตามได้ง่าย ซึ่งในปัจจุบันมีแนวทางการทำ Problem solving หลายรูปแบบมากๆ 

ดังนั้นผมเลยสรุปกระบวนการแก้ปัญหาออกมา 7 ขั้นตอน โดยที่ยังมีรายละเอียดที่ผมคิดว่าสามารถนำไปปรับใช้กับการทำงานจริงๆ ได้ ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดนี้ผมแนะนำว่าไม่ควรทำข้ามขั้นตอนใดขั้นตอนนึงไปเลยนะครับ ผมแต่ละกระบวนการมีความสำคัญอย่างมากต่อการแก้ไขปัญหา จะมีอะไรกันบ้างนั้น มาดูกันเลยครับ

cropped-Untitled-Artwork.png
7 ขั้นตอนการแก้ปัญหา
  1. การตั้งปัญหา หรือ การนิยามปัญหา
  2. การแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อย และ การจัดลำดับความสำคัญของปัญหา
  3. การวิเคราะห์ปัญหา การระบุปัญหา และ การทดสอบสมมติฐาน
  4. การค้นหาวิธีแก้ปัญหา
  5. การวางแผนการแก้ปัญหา
  6. การติดตามผลแผนการแก้ปัญหา
  7. การนำเสนอผลลัพธ์ในการแก้ปัญหา

1. การตั้งปัญหา

การะบุปัญหาเป็นการทำความเข้าใจปัญหาและสถานการณ์ปัญหา เพื่อกำหนดขอบเขตของปัญหาว่ามีเงื่อนไข ข้อจำกัด และแรงผลักดันอะไรในการแก้ปัญหาครั้งนี้ ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญในการหาวิธีแก้ไขปัญหาครับ

ผมคิดว่า สิ่งสำคัญที่สุดในการแก้ปัญหา คือ การตั้งปัญหา เพราะ  การตั้งปัญหาเป็นขั้นตอนแรกสุดของกระบวนการแก้ปัญหา ซึ่งการกำหนดปัญหาได้ดีจะช่วยให้เข้าใจขอบเขตของปัญหา ความสำคัญของปัญหา และความเร่งด่วนของปัญหาที่ช่วยทำให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ถ้าเรานิยามปัญหาที่เราต้องการแก้ได้ไม่ดีจะทำให้เสียทั้งเวลาและทรัพยากรอย่างเปล่าประโยชน์ครับ

โดยวิธีที่ผมใช้เพื่อตั้งปัญหามีหลักๆ อยู่ 2 วิธี นั่นก็คือ 5W1H และ Problem Statement Definition ครับ

การตั้งปัญหาด้วย 5W1H

5W1H เป็นวิธีวิเคราะห์ที่อเนกประสงค์มากๆ ซึ่งแน่นอน Problem solving ก็เป็นหนึ่งในช้อดีของการใช้ 5W1H ด้วย เพื่อให้เห็นภาพ ผมจะลองใช้ 5W1H ในการตั้งปัญหาในการทำงานของผมครับ โดยผมรู้สึกว่าผมทำงานประสิทธิภาพน้อยลง และกำลังคิดอยู่ว่าปัญหาตอนนี้คืออะไร จึงใช้ 5W1H ในการเข้าใจปัญหามากขึ้น ซึ่งสามารถดูได้ในตารางนี้เลยครับ

5W1H

ตัวอย่างคำถามเพื่อการระบุปัญหา

ข้อมูลที่ได้จากคำตอบ

What (อะไร)

สิ่งคุณคิดว่าเป็นปัญหาตอนนี้คืออะไร หน้าตาประมาณไหน?

“ผมรู้สึกว่าตัวเองทำงานช้าลงมากอย่างเห็นได้ชัด”

Where (ที่ไหน)

คุณเจอปัญหานี้ครั้งแรกที่ไหน? ที่ทำงาน ที่บ้าน หรือเป็นเพราะร่างกายคุณเอง?

“ส่วนใหญ่ผมมักจะทำงานที่บ้าน ไม่ค่อยได้คุยกับใคร เลยทำงานไปเรื่อยจนไม่ได้พัก”

When (เมื่อไหร่)

คุณรู้สึกว่าเริ่มมีปัญหานี้เมื่อไหร่?

“ช่วงเริ่มนโยบาย 100% Remote Working ”

Why (ทำไม)

ทำไมคุณถึงคิดว่าปัญหาที่ว่านี้เป็นปัญหากับการทำงาน?

“ผมคิดว่าการทำงานช้าลง อาจส่งผลให้กระทบกับ Timeline การทำงานได้”

Who (ใคร)

มีใครได้รับผลกระทบจากปัญหานี้บ้าง?

“หัวหน้าที่คอยดูแลและตรวจงานผม”

How (อย่างไร, เท่าไหร่)

ปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยขนาดไหน?

“ไม่ได้บ่อยมากนัก ประมาณ 3 วัน/สัปดาห์”

จากคำถามทั้งหมดที่ผมลองถามตัวเอง ผมสามารถระบุปัญหาได้ว่า “การทำงานที่ช้าลงอาจเกิดจากการมีนโยบาย 100% Remote Working (When) ที่ทำให้ผมทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่พัก แม้จะอยู่ที่บ้าน (Where)  ซึ่งปัญหานี้เกิดขึ้นประมาณ 3วัน/สัปดาห์ แม้จะไม่ได้รุนแรงมากนัก แต่ก็อาจส่งผลกระทบต่อหัวหน้าที่คอยดูแลและตรวจงานผมได้ (Who) และ Timeline ของงานที่ผมรับผิดชอบอยู่ได้ (Why)”

แน่นอนว่าตัวอย่างการะบุปัญหาที่ผมยกมาไม่ได้ Perfect แต่ผมคิดว่ามันทำให้ภาพมากขึ้นว่า การใช้หลักการแก้ปัญหาแบบ 5W1H ในการระบุปัญหาช่วยให้เข้าใจขอบเขตของปัญหาได้ดีมากขึ้นว่า ปัญหานี้กระทบกับใครบ้าง และผลร้ายแรงขนาดไหนในเบื่องต้นครับ

การตั้งปัญหาด้วย Problem Statement Definition

Problem Statement Definition คือ หนึ่งในขั้นตอนแก้ปัญหาแบบที่ McKinsey บริษัทให้คำปรึกษาระดับโลกใข้ในการแก้ปัญหาให้กับลูกค้าครับ ซึ่งส่วนตัวแล้ว ผมค่อนข้างชอบการระบุปัญหาด้วยวิธีนี้มากๆ เพราะเราสามารถเห็นภาพรวมของปัญหาในการทำงานได้อย่างชัดเจน โดยรายละเอียดของการใช้ Problem Statement Definition มีดังนี้ครับ

the problem statement definition tool to help defining a problem

  • รากำลังแก้ปัญหาให้ใคร และใครคือคนที่มีอำนาจตัดสินใจ
  • ทำไมถึงคิดว่าตอนนี้มีปัญหา มีแรงผลักดันอะไรให้ต้องแก้ปัญหา
  • ผลลัพธ์เมื่อแก้ปัญหาได้สำเร็จ นิยามของความสำเร็จคืออะไร ใช้ตัวชี้วัดอะไรในการวัดความสำเร็จของการแก้ปัญหา 
  • ระยะเวลาในการแก้ไขปัญหา
  • ความแม่นยำในการระบุปัญหา ต้องทำงานละเอียดขนาดไหนเพื่อแก้ไขปัญหานี้
  • ขอบเขตในการแก้ปัญหา อะไรคือปัญหาที่ต้องแก้ และปัญหาไหนนอกเหนือขอบเขตของเรา

 

การนิยามปัญหาด้วย Problem Statement Definition นั้น เหมือนกับการนำหลักการ SMART ที่เรามักใช้ในการกำหนดเป้าหมายมาใช้ในกับการแก้ปัญหาเลยครับ เพราะหลักการนี้สามารถทำให้เรานิยามปัญหาอย่างมีความเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง มีความเกี่ยวข้องกับคนที่เรากำลังจะช่วยแก้ปัญหา และอยู่ในกรอบเวลาที่เป็นไปได้ครับ

Think Like a Rocket Scientist

หลักการแก้ปัญหาที่ดีต้องเริ่มต้นจากข้อมูลที่ถูกต้อง จากข้อมูลขั้นพื้นฐานที่สุด

เป็นแนวคิดที่ Elon Musk นำมาใช้จนเกิดเปิด Space X นั่นก็คือ The First Principle Thinking ครับ ซึ่งอธิบายได้ดีมากๆ ในหนังสือเล่มนี้

2. การแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อย และ การจัดลำดับความสำคัญของปัญหา

ผมคิดว่าหัวใจสำคัญของกระบวนการแก้ไขปัญหา คือ การแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อย ให้เราสามารถเข้าใจได้ง่าย เพราะปัญหาที่เราตั้งมาในตอนแรกมักจะเป็นปัญหาที่ซับซ้อนและมีองค์ประกอบหลายอย่างอยู่ด้วยกัน ถ้าลองนึกภาพเราจะทำอาหารสักจานละก็ การจะทำอาหารออกมาให้อร่อยได้นั้นจะต้องมีเรื่องของวัตถุดิบ การปรุงอาหาร และประสบการณ์ของคนทำอาหารที่ส่งต่อการทำอาหารให้ออกมารสชาติดีครับ

ดังนั้น เราจึงต้องนำปัญหาที่เราตั้งไว้ในขั้นแรกมาแบ่งย่อยให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถวิเคราะห์และเข้าใจได้ง่าย ซึ่งจะช่วยให้เราแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเรามักจะใช้ Logic Tree ในการแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อยให้ปัญหาซับซ้อนน้อยลงครับ

การแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อยด้วย Logic Tree

Logic Tree คือ เครื่องมือการคิดแบบ Critical thinking ที่ช่วยให้เราแบ่งองค์ประกอบของปัญหาใหญ่ให้กลายเป็นองค์ประกอบย่อยหลายๆ ส่วนที่ความความเชื่อมโยงกัน โดยผมจะลองเอา Logic Tree มาใช้ในการแก้ปัญหาว่า จะทำยังไงให้ร้านขายขนมเค้กมีกำไรจากการทำธุรกิจเพิ่มขึ้น 25%

how to use logic tree to disaggregate problems

ถ้าอยากจะได้กำไรเพิ่มขึ้น 25% ผมก็แยกออกมาสิ่งที่ทำให้เกิดมากขึ่นก็คือการเพิ่มยอดขาย ไม่ก็ลดต้นทุน ซึ่งนั่นเองทำให้ผมแยกกิ่งต้นไม้ออกมาเป็น 3 อันก็คือการเพิ่มจำนวนการซื้อ การเพิ่มราคา และการลดต้นทุนด้านดำเนินงาน จากนั้นผมก็แตกย่อยต่อไปเรื่อยๆ ตามภาพเลยครับ

เราจะเห็นได้เลยว่าการคิดแบบเชิงวิพากษ์ทำให้เราเข้าใจปัญหามากขึ้น ผ่านการย่อยปัญหาออกมาเป็นองค์ประกอบเล็กๆ ที่ช่วยให้เรารู้เห็นความสัมพันธ์ของปัญหาและช่วยให้เราเข้าใจว่าควรจัดลำดับความสำคัญของปัญหาต่อไปอย่างไร 

การจัดลำดับความสำคัญของปัญหาด้วย 2×2 Matrix 

หลังจากการแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อยเสร็จสิ้น สิ่งที่เราต้องทำต่อก็คือการจัดลำดับความสำคัญของปัญหาครับ ถ้าถามว่าทำไมต้องจัดลำดับความสำคัญด้วย? นั่นเป็นเพราะว่าหลายๆ ครั้ง สาเหตุของปัญหาก็ไม่ได้มีเพียงอย่างเดียวอย่างที่เราเห็นจากตัวอย่าง

ตรงนี้เป็นจุดที่คนที่มีทักษะการตัดสินใจที่แข็งแรงจะได้เปรียบมากๆ ครับ เพราะไม่ใช่ทุกปัญหาเมื่อแก้ไขแล้วจะส่งผลเท่ากันทุกอัน ดังนั้นทักษะการตัดสินใจจะเป็นหนึ่งตัวกำหนดว่าปัญหาไหนสำคัญหรือไม่สำคัญครับ สิ่งที่จะช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ว่าปัญหาไหนควรถูกวิเคราะห์อย่างจริงจังก็คือการใช้ 2×2 Matrix ซึ่งจะมีหน้าตาประมาณนี้ครับ

โดนแกนแนวตั้งคือความสามารถของเราในการลงทุนลงแรงเพื่อแก้ปัญหา และแกนแนวนอนคือผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นเมื่อแก้ปัญหาได้สำเร็จครับ เมื่อเอาปัญหาย่อยๆ ที่เราแบ่งออกมาเมื่อสักครู่มาใส่ใน 2×2 Matrix แบบนี้ เราจะเห็นได้ว่าปัญหาไหนควรแก้ก่อนและปัญหาไหนควรแก้ที่หลังครับ เช่น การเพิ่มจำนวนการซื้อจากลูกค้าใหม่จะต้องใช้ทรัพยากรในการทำการตลาดอย่างมาก เมื่อเทียบกับการรักษาฐานลูกค้าเก่าไว้นั่นเอง

3. การวิเคราะห์ปัญหา การระบุปัญหา และ การทดสอบสมมติฐาน

การวิเคราะห์ การระบุปัญหา และการทดสอบสมมติฐานเป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญของการแก้ไขปัญหา เพราะหากเราไม่สามารถหาสาเหตุของปัญหาได้ว่าองค์ประกอบไหนที่ทำให้การทำงานของเราประสิทธิภาพไม่ดี โอกาสที่จะแก้ไขปัญหาได้ก็แทบเป็น 0 ครับ ซึ่งการวิเคราะห์มีกี่ขั้นตอนอะไรบ้างไปดูกันเลยครับ

การวิเคราะห์ปัญหาและการระบุปัญหาด้วย Fishbone Diagram และ 5 Whys 

Fishbone Diagram เป็นเครื่องมือที่ไว้ค้นหาสาเหตุของปัญหาด้วยการจัดผลกระทบของปัญหาไว้เป็นหมวดหมู่ จากนั้นก็ค่อยๆ ลงลึกไปหาสาเหตุของผลกระทบนั้นโดยการใช้เทคนิคการวิเคราะห์แบบ 5 Why หรือการถามคำถามว่า “ทำไมปัญหานี้จึงเกิดขึ้น” 5 ครั้ง เพื่อให้สามารถเข้าถึงต้นตอของปัญหาได้ครับ

ซึ่งเมื่อเราทำตามอย่างที่เล่ามาเราก็ได้แผนภูมิที่ลักษณะเหมือนกับก้างปลานั่นเองครับ โดยสามารถดูตัวอย่างนี้ได้เลยครับ

how to identify a root cause with fishbone diagram and 5 whys techniques

ตัวอย่างนี้ผมเอาปัญหาเรื่องการทำงานประสิทธิภาพลดลงมาใช้ครับ โดยตั้งประเด็นว่าผลกระทบที่เกิดขึ้นนี้น่าจะมาจากนโยบาย Remote Working แบบ 100%

ผมก็เริ่มถามตัวเองว่า

“1. ทำไมนโยบายนี้ถึงมีปัญหา?”

ผมก็ตอบตัวเองว่าเพราะทำงานหนักเกินไป และถามตัวเองต่อว่า

“2. ทำไมถึงทำงานหนักเกินไปละ?”

คำตอบที่ได้ก็คือว่า ผมไม่ค่อยได้คุยกับใครเท่าไหร่ เพราะจริงๆ งานมันก็อาจจะไม่ได้เยอะขนาดนั้น ผมก็เลยถามตัวเองต่อว่า

“3. ทำไมถึงไม่ค่อยได้คุยกับใครละ?”

คำตอบก็คือ เป็นเพราะผมอยู่บ้านคนเดียว ก็เลยทำงานล่วงหน้าไปเรื่อยๆ แก้เหงา พอถามต่ออีกคำถามก็เริ่มวกกลับไปมาเรื่องเดิมๆ ดังนั้นผมเลยสรุปได้ว่า สาเหตุของปัญหาที่ประสิทธิภาพทำงานลดลงอาจเป็นเพราะความเหงาที่เกิดขึ้นจากการทำงานคนเดียวก็ได้นั่นเอง

จะเห็นได้ว่าเราเจอสาเหตุของปัญหาหนึ่งอย่างด้วยการถามคำถาม 3 ครั้ง โดยเราสามารถตั้งประเด็นขึ้นมาอีกเพื่อหาสาเหตุที่เป็นไปได้ได้อีกหลากหลายครับ

การวิเคราะห์ปัญหาและการระบุปัญหาด้วย Pareto analysis

Pareto analysis หรือ กฏ 80/20 เป็นวิเคราะห์ปัญหาโดยค้นหาปัญหาที่เมื้อได้รับการแก้ไข จะสามารถทำให้เห็นผลลัพธ์ได้ทันที 80% เพียงใช้ทรัพยากรแค่ 20% เท่านั้น

ถ้าใช้ตัวอย่างจากการทำงานของผมละก็ การปรับขั้นตอนการทำงานของผมเองในช่วงนโยบาย 100% Remote Working น่าจะเป็นความสำคัญลำดับแรกๆ ที่เมื่อทำปุ้บ จะเห็นได้เลยว่าการแก้ไขปัญหามีประสิทธิภาพหรือไม่ แถมยังใช้ทรัพยากรไม่มากด้วย เมื่อเทียบกับการเปลี่ยนนโยบาย Remote Working เพื่อการทำงานของผมคนเดียว นอกจากจะกินทรัพยากรทั้งองค์ร แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจจะไม่ดีมากนัก เป็นต้นครับ

การทดสอบสมมติฐานจากการวิเคราะห์ปัญหาด้วย A/B Testing และการทดสอบทางสถิติ

สิ่งที่เราทำมาทั้งหมดนั้นจะเห็นได้ว่าล้วนเกิดมากจากการวิเคราะห์และหาข้อมูลทั้งสิ้น ซึ่งนั่นหมายความว่า บางอย่างอาจเป็นเพียงแค่สมมติฐานเท่านั้น และนี่เองจึงเป็นเหตุผลที่เราต้องมีการทดสอบสมมติฐานเพื่อยืนยันว่าข้อมูลของเราสามารถนำไปใช้แก้ปัญหาได้ครับ

ส่วนตัวผมคิดว่าการทดสอบสมมติฐานเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก และเป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างซับซ้อนด้วย เนื่องจากวิธีการค่อนข้างเกี่ยวข้องกับหัวข้อยากๆ อย่างเช่น เรื่องของสถิติ เป็นต้นครับ จากประสบการณ์ของผม เนื่องจากผมทำงานด้าน Digital Marketing จึงได้มีโอกาสทำ A/B Testing เพื่อทดสอบสมมติฐานด้านตัวโฆษณาว่า Ads ตัวไหนดีหรือไม่ดี ซึ่งสำคัญมากๆ เลยทีเดียว 

และถ้าถามว่าเราธุรกิจอื่นๆ สามารถทำ A/B Testing ได้ไหม ผมก็คิดว่าได้เหมือนกันครับ แต่การทำทดสอบสมมติฐานอาจจะแตกต่างกันออกไปในแต่ละธุรกิจเลยครับ เช่น เราอาจจะต้องทำทดสอบสมมติฐานที่เป็นเหมือนการทำวิจัยไปเลยเพื่อทดสอบว่าสมมติฐานเราถูกต้องไหม เป็นต้นครับ

4. การค้นหาวิธีแก้ปัญหา

เมื่อจัดลำดับความสำคัญของปัญหาได้แล้วว่าปัญหาไหนควรจัดการก่อน สิ่งที่เราควรทำต่อไปก็คือการออกแบบวิธีการแก้ปัญหาครับ

ผมคิดว่าจุดนี้เป็นจุดที่ยากที่สุดของกระบวนการ Problem solving เพราะไม่ว่าเราจะวิเคราะห์ปัญหาได้ดีขนาดไหน ถ้าไม่มีวิธีแก้ปัญหาก็เท่านั้นครับ นอกาจากนี้บางปัญหาก็ไม่สามารถที่จะแก้ไขได้ด้วยการคิดแบบตรงๆ แต่ต้องพึ่งพาความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ปัญหา เพื่อให้เราสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุดและมีประสิทธิภาพครับ

ผมมี 2 หลักการคิดแก้ไขปัญหาที่ผมมองว่าจะช่วยให้เราหาทางแก้ปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์ ซึ่งก็คือ การคิดแบบ Six Thinking Hats และการ Brainstorm กับทีม ที่จะช่วยให้เรามองปัญหาในมุมมองใหม่ๆ ที่ไม่เคยนึกถึง ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสให้เราเจอ solution ในการแก้ไขปัญหาที่สร้างสรรค์มากขึ้นครับ

5. การวางแผนการแก้ปัญหา

เมื่อระบุปัญหาได้แล้ว วิธีการแก้ไขปัญหาก็เตรียมไว้พร้อมเรียบร้อย ที่เหลือก็คือการวางแผนแก้ไขปัญหาแล้วครับ เพราะปัญหาจะไม่มีทางถูกแก้ไขถ้าไม่ได้ลงมือทำครับ

สิ่งสำคัญของการวางแผนการแก้ปัญหา ก็คือ การมี Action plan ที่ดี ซึ่ Action plan ในการแก้ปัญหาที่ดีนั้นจะมีองค์ประกอบสำคัญอยู่ 5 ส่วนดังนี้

  1. ชื่องาน
  2. ผู้รับผิดชอบงาน
  3. รายละเอียดงานที่ต้องทำ
  4. ขั้นตอนการทำงานตั้งแต่จนจบ
  5. กำหนดเวลา

problem solving action plan with gantt chart

ผมลองทำตัวอย่าง Action plan โดยการนำ Gantt Chart มาทำให้เห็นภาพรวมของแผนดำเนินการในการแก้ไขปัญหาว่ามีระยะเวลาเท่าไหร่ ซึ่งการวางแผนการแก้ปัญหาด้วย Action plan ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มโอกาสให้เราแก้ไขปัญหาได้สำเร็จมากขึ้นครับ

6. การติดตามผลแผนการแก้ปัญหา

ไม่มีอะไรเพอร์เฟ็คทุกอย่างจริงไหมครับ และนั่นก็รวมถึง Action plan ที่เราทำไว้ด้วย เพราะหลายๆ ครั้ง เราอาจจะไปเจออะไรระหว่างดำเนินการตามแผน ซึ่งทำให้ต้องมีการปรับแผนใหม่ให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันมากขึ้น

ถ้าองค์กรไหนมีการใช้ OKR อย่างจริงจังละก็ การวัดผลและการประเมินในแต่ละช่วงจะเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะการประเมินจะทำให้รู้ว่า สิ่งที่ตัวเองกำลังทำอยู่เป็นไปในทิศทางที่ถูกหรือกำลังเสียทรัพยากรไปโดยเปล่าประโยชน์์

ดังนั้น การคอยติดตามสถานการณ์และประเมินผล KPI จากการดำเนินการแก้ไขปัญหาจึงเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้ Action Plan ของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ

7. การนำเสนอผลลัพธ์ในการแก้ปัญหา

นอกจากลงมือแก้ไขปัญหาแล้ว สิ่งสุดท้ายที่ต้องทำก็คือการรายงานผลว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว ซึ่งเป็นเรื่องที่อาจจะถูกมองข้ามในเชิงของคนทำงานครับ

เพราะส่วนใหญ่ในโลกของการทำงานนั้น คนที่สั่งให้แก้ปัญหาอาจจะไม่ใช่คนที่ลงมาแก้ปัญหาด้วยตนเอง ดังนั้นการนำเสนอผลการแก้ไขปัญหาจึงเป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน นั่นเป็นเพราะว่า ถ้าไม่บอกว่าแก้แล้ว ปัญหานั้นก็ไม่นับว่าได้รับการแก้ไข

ตรงนี้เองที่ทักษะการสื่อสารจะเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้การแก้ไขปัญหาครบจบขั้นตอน ด้วยการนำเสนอผลการแก้ไขปัญหากับผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดว่ามีผลลัพธ์เป็นอย่างไรครับ

สรุปทักษะการแก้ไขปัญหา Problem solving

อ่านมาถึงตรงนี้จะเห็นได้ว่าทักษะการแก้ปัญหา หรือ Problem solving นั้น หากทำได้ตามกระบวนการจะช่วยให้เราแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนและช่วยให้ผู้ประกอบการประสบความสำเร็จมากขึ้นในโลกที่ซับซ้อน

ผมแนะนำมากๆ ว่า ถ้าใครอินกับเรื่องการแก้ปัญหา อยากศึกษาเพิ่ม หนังสือ 2 เล่มนี้คือดีมากๆ ครับ ละเอียด ใช้งานได้จริงจากประสบการณ์ส่วนตัวครับ

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกคนครับ

Bulletproof-problem solving

เนื้อหาส่วนใหญ่ในบทความนี้มาจากหนังสือเล่มนี้เป็นส่วนใหญ่ ไม่มีแปลไทยครับ

แต่บอกได้เลยว่ามีประโยชน์มากๆ ถ้าใครต้องการศึกษาด้านการแก้ปัญหาอย่างจริงจัง

Think like a Rocket Scientist

หลักการแก้ปัญหาที่ดีต้องเริ่มต้นจากข้อมูลที่ถูกต้อง จากข้อมูลขั้นพื้นฐานที่สุด

เป็นแนวคิดที่ Elon Musk นำมาใช้จนเกิดเปิด Space X นั่นก็คือ The First Principle Thinking ครับ ซึ่งอธิบายได้ดีมากๆ ในหนังสือเล่มนี้

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ทักษะการตัดสินใจและการแก้ปัญหาเป็นสิ่งที่แทบจะรวมกันเป็นเนื้อเดียวเลยครับ

แต่ความแตกต่างระหว่างการตัดสินใจ Decision making กับ การแก้ปัญหา Problem Solving จริงๆ ก็คือ

การตัดสินใจ คือ การประเมินตัวเลือก และตัดสินใจลงมือทำสิ่งต่างๆ เพื่อให้บรรลุผลที่วางไว้ ในขณะที่ทักษะการแก้ปัญหา หมายถึง ความสามารถในการระบุปัญหา และย่อยปัญหาใหญ่ให้เป็นปัญหาเล็กๆ เพื่อให้ปัญหาง่ายต่อการแก้ไขมากขึ้น

ROOT CAUSE ANALYSIS, ISHIKAWA DIAGRAMS AND THE 5 WHYS https://www.isixsigma.com/tools-templates/cause-effect/root-cause-analysis-ishikawa-diagrams-and-the-5-whys/

McIvor, M. (2022, September 15). The Logic Tree: The Ultimate Critical Thinking Framework. GLOBIS Insights. https://globisinsights.com/career-skills/critical-thinking/logic-tree/

Miller, J. (2020, November 5). How to Use Trees and Fish to Diagram Root Causes. Gemba Academy. https://blog.gembaacademy.com/2018/11/05/how-to-use-fishes-and-trees-to-diagram-root-causes/

บทความนี้มีเป็นประโยชน์กับคุณหรือไม่?

คลิกที่ดาวเพื่อโหวตเลย!

Average rating 4.9 / 5. Vote count: 39

Written by