ทักษะ Problem solving สกิลการแก้ปัญหาที่คนทำงานและผู้ประกอบการยุคใหม่ต้องมี
หนึ่งสิ่งที่ทำให้การทำงานเป็นเรื่องน่าปวดหัวก็คือ “การแก้ปัญหา” หรือ “Problem solving” ที่นับวันยิ่งมีให้แก้เยอะขึ้นและซับซ้อนขึ้นเรื่อยๆ เจ้าของธุรกิจและองค์กรในปัจจุบันต้องพัฒนาตัวเองให้มี Resilience ที่มากขึ้นต่อการรับมือความเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล
จุดนี้นี่เองที่ทำให้การแก้ปัญหาเป็นทักษะที่ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน First Jobber หรือ Entrepreneur ยุคใหม่ต้องเรียนรู้เอาไว้ เพราะการเข้าใจว่าขั้นตอนการแก้ปัญหามีกี่ขั้นตอน และ การมีพื้นฐานความเข้าใจในหลักการแก้ปัญหาจะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จได้มากกว่าการหาวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไร้ทิศทางครับ
ซึ่งสิ่งที่เราจะมีเรียนรู้วันนี้คือ ทักษะการแก้ปัญหา 7 ขั้นตอน แบบลงลึกว่า ขั้นตอนการแก้ปัญหาในการทำงานด้วย Problem Solving จริงๆ แล้วเป็นอย่างไร รวมถึงหลักคิดและแนวทางการแก้ไขปัญหา การจัดลำดับความสำคัญของปัญหาต่างๆ ที่จะช่วยพาเราไปสู่ความสำเร็จได้อย่างราบรื่นครับ ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกันเลย!
เนื้อหาส่วนใหญ่ในบทความนี้มาจากหนังสือเล่มนี้เป็นส่วนใหญ่ ไม่มีแปลไทยครับ
แต่บอกได้เลยว่ามีประโยชน์มากๆ ถ้าใครต้องการศึกษาด้านการแก้ปัญหาอย่างจริงจัง
ทักษะการแก้ปัญหา หรือ Problem Solving คืออะไร?
ทักษะการแก้ปัญหา หรือ Problem solving คือ ความสามารถในการระบุและค้นหาต้นตอของปัญหา จัดลำดับความสำคัญและวิเคราะห์แนวทางในการแก้ไขปัญหา เพื่อนำข้อมูลไปสร้างเป็นแผนการดำเนินงานให้แก้ไขปัญหาที่ต้องการแก้ไขได้สำเร็จ
ซึ่งจริงๆ แล้ว คนเรามีทักษะการแก้ปัญหาอยู่กับตัวอยู่แล้วไม่มากก็น้อย เพราะในชีวิตประจำเรามักจะเจอกับปัญหาอยู่แล้ว และเราทุกคนก็มีการวิเคราะห์และค้นหาวิธีการแก้ไขปัญหาในแบบของเราเอง
แต่การแก้ปัญหาในโลกของการทำงานนั้นแตกต่างจากสิ่งที่เราเจอในชีวิตประจำวันพอสมควร เพราะปัญหาและผลกระทบที่เราต้องวิเคราะห์นั้นมีความซับซ้อนกว่ามาก นอกจากการระบุปัญหาแล้ว เรายังต้องมีทักษะการตัดสินใจที่เฉียบคมในการวิเคราะห์ตัวเลือก และวางแผนการแก้ไขปัญหาในสเกลที่ใหญ่กว่ามากๆ ครับ ดังนั้นการเข้าใจหลักคิดและขั้นตอนการแก้ปัญหาจะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้นมากๆ ครับ
ทักษะการตัดสินใจและทักษะการแก้ปัญหา แตกต่างกันอย่างไร?
หลายคนอาจจะสงสัยว่า เอ๊ะ? แล้วทักษะการแก้ไขปัญหากับทักษะการตัดสินใจแตกต่างกันยังไงนะ? เพราะทักษะการแก้ปัญหาเป็นสิ่งที่มักจะมาคู่กับทักษะการตัดสินใจเสมอ
สิ่งที่แตกต่างกันจริงๆ ระหว่างทักษะการแก้ไขปัญหากับทักษะการตัดสินใจก็คือ ทักษะการแก้ปัญหา หมายถึง ความสามารถในการระบุปัญหา ในขณะที่ทักษะการตัดสินใจเป็นการประเมินตัวเลือก และตัดสินใจลงมือทำสิ่งต่างๆ
ดังนั้นเราจะเห็นว่าหลายๆ คนจะนำทักษะการตัดสินใจและการแก้ปัญหามารวบไว้เป็นทักษะเดียวกันเลย เพราะการระบุปัญหา วิเคราะห์แนวทางแก้ไขปัญหา และคิดค้นวิธีแก้ปัญหานั้นเป็นสิ่งที่รวมเข้าด้วยกันจนแทบจะเป็นเนื้อเดียวกันเลย
7 ขั้นตอนการแก้ปัญหา ด้วย Problem Solving
สิ่งที่จะช่วยให้เราแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนได้ คือ การมีแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างเป็นขั้นตอนที่ช่วยให้เราสามารถทำตามได้ง่าย ซึ่งในปัจจุบันมีแนวทางการทำ Problem solving หลายรูปแบบมากๆ
ดังนั้นผมเลยสรุปกระบวนการแก้ปัญหาออกมา 7 ขั้นตอน โดยที่ยังมีรายละเอียดที่ผมคิดว่าสามารถนำไปปรับใช้กับการทำงานจริงๆ ได้ ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดนี้ผมแนะนำว่าไม่ควรทำข้ามขั้นตอนใดขั้นตอนนึงไปเลยนะครับ ผมแต่ละกระบวนการมีความสำคัญอย่างมากต่อการแก้ไขปัญหา จะมีอะไรกันบ้างนั้น มาดูกันเลยครับ
- การตั้งปัญหา หรือ การนิยามปัญหา
- การแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อย และ การจัดลำดับความสำคัญของปัญหา
- การวิเคราะห์ปัญหา การระบุปัญหา และ การทดสอบสมมติฐาน
- การค้นหาวิธีแก้ปัญหา
- การวางแผนการแก้ปัญหา
- การติดตามผลแผนการแก้ปัญหา
- การนำเสนอผลลัพธ์ในการแก้ปัญหา
1. การตั้งปัญหา
การะบุปัญหาเป็นการทำความเข้าใจปัญหาและสถานการณ์ปัญหา เพื่อกำหนดขอบเขตของปัญหาว่ามีเงื่อนไข ข้อจำกัด และแรงผลักดันอะไรในการแก้ปัญหาครั้งนี้ ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญในการหาวิธีแก้ไขปัญหาครับ
ผมคิดว่า สิ่งสำคัญที่สุดในการแก้ปัญหา คือ การตั้งปัญหา เพราะ การตั้งปัญหาเป็นขั้นตอนแรกสุดของกระบวนการแก้ปัญหา ซึ่งการกำหนดปัญหาได้ดีจะช่วยให้เข้าใจขอบเขตของปัญหา ความสำคัญของปัญหา และความเร่งด่วนของปัญหาที่ช่วยทำให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ถ้าเรานิยามปัญหาที่เราต้องการแก้ได้ไม่ดีจะทำให้เสียทั้งเวลาและทรัพยากรอย่างเปล่าประโยชน์ครับ
โดยวิธีที่ผมใช้เพื่อตั้งปัญหามีหลักๆ อยู่ 2 วิธี นั่นก็คือ 5W1H และ Problem Statement Definition ครับ
การตั้งปัญหาด้วย 5W1H
5W1H เป็นวิธีวิเคราะห์ที่อเนกประสงค์มากๆ ซึ่งแน่นอน Problem solving ก็เป็นหนึ่งในช้อดีของการใช้ 5W1H ด้วย เพื่อให้เห็นภาพ ผมจะลองใช้ 5W1H ในการตั้งปัญหาในการทำงานของผมครับ โดยผมรู้สึกว่าผมทำงานประสิทธิภาพน้อยลง และกำลังคิดอยู่ว่าปัญหาตอนนี้คืออะไร จึงใช้ 5W1H ในการเข้าใจปัญหามากขึ้น ซึ่งสามารถดูได้ในตารางนี้เลยครับ
5W1H | ตัวอย่างคำถามเพื่อการระบุปัญหา | ข้อมูลที่ได้จากคำตอบ |
What (อะไร) | สิ่งคุณคิดว่าเป็นปัญหาตอนนี้คืออะไร หน้าตาประมาณไหน? | “ผมรู้สึกว่าตัวเองทำงานช้าลงมากอย่างเห็นได้ชัด” |
Where (ที่ไหน) | คุณเจอปัญหานี้ครั้งแรกที่ไหน? ที่ทำงาน ที่บ้าน หรือเป็นเพราะร่างกายคุณเอง? | “ส่วนใหญ่ผมมักจะทำงานที่บ้าน ไม่ค่อยได้คุยกับใคร เลยทำงานไปเรื่อยจนไม่ได้พัก” |
When (เมื่อไหร่) | คุณรู้สึกว่าเริ่มมีปัญหานี้เมื่อไหร่? | “ช่วงเริ่มนโยบาย 100% Remote Working ” |
Why (ทำไม) | ทำไมคุณถึงคิดว่าปัญหาที่ว่านี้เป็นปัญหากับการทำงาน? | “ผมคิดว่าการทำงานช้าลง อาจส่งผลให้กระทบกับ Timeline การทำงานได้” |
Who (ใคร) | มีใครได้รับผลกระทบจากปัญหานี้บ้าง? | “หัวหน้าที่คอยดูแลและตรวจงานผม” |
How (อย่างไร, เท่าไหร่) | ปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยขนาดไหน? | “ไม่ได้บ่อยมากนัก ประมาณ 3 วัน/สัปดาห์” |
จากคำถามทั้งหมดที่ผมลองถามตัวเอง ผมสามารถระบุปัญหาได้ว่า “การทำงานที่ช้าลงอาจเกิดจากการมีนโยบาย 100% Remote Working (When) ที่ทำให้ผมทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่พัก แม้จะอยู่ที่บ้าน (Where) ซึ่งปัญหานี้เกิดขึ้นประมาณ 3วัน/สัปดาห์ แม้จะไม่ได้รุนแรงมากนัก แต่ก็อาจส่งผลกระทบต่อหัวหน้าที่คอยดูแลและตรวจงานผมได้ (Who) และ Timeline ของงานที่ผมรับผิดชอบอยู่ได้ (Why)”
แน่นอนว่าตัวอย่างการะบุปัญหาที่ผมยกมาไม่ได้ Perfect แต่ผมคิดว่ามันทำให้ภาพมากขึ้นว่า การใช้หลักการแก้ปัญหาแบบ 5W1H ในการระบุปัญหาช่วยให้เข้าใจขอบเขตของปัญหาได้ดีมากขึ้นว่า ปัญหานี้กระทบกับใครบ้าง และผลร้ายแรงขนาดไหนในเบื่องต้นครับ
การตั้งปัญหาด้วย Problem Statement Definition
Problem Statement Definition คือ หนึ่งในขั้นตอนแก้ปัญหาแบบที่ McKinsey บริษัทให้คำปรึกษาระดับโลกใข้ในการแก้ปัญหาให้กับลูกค้าครับ ซึ่งส่วนตัวแล้ว ผมค่อนข้างชอบการระบุปัญหาด้วยวิธีนี้มากๆ เพราะเราสามารถเห็นภาพรวมของปัญหาในการทำงานได้อย่างชัดเจน โดยรายละเอียดของการใช้ Problem Statement Definition มีดังนี้ครับ
- เรากำลังแก้ปัญหาให้ใคร และใครคือคนที่มีอำนาจตัดสินใจ
- ทำไมถึงคิดว่าตอนนี้มีปัญหา มีแรงผลักดันอะไรให้ต้องแก้ปัญหา
- ผลลัพธ์เมื่อแก้ปัญหาได้สำเร็จ นิยามของความสำเร็จคืออะไร ใช้ตัวชี้วัดอะไรในการวัดความสำเร็จของการแก้ปัญหา
- ระยะเวลาในการแก้ไขปัญหา
- ความแม่นยำในการระบุปัญหา ต้องทำงานละเอียดขนาดไหนเพื่อแก้ไขปัญหานี้
- ขอบเขตในการแก้ปัญหา อะไรคือปัญหาที่ต้องแก้ และปัญหาไหนนอกเหนือขอบเขตของเรา
การนิยามปัญหาด้วย Problem Statement Definition นั้น เหมือนกับการนำหลักการ SMART ที่เรามักใช้ในการกำหนดเป้าหมายมาใช้ในกับการแก้ปัญหาเลยครับ เพราะหลักการนี้สามารถทำให้เรานิยามปัญหาอย่างมีความเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง มีความเกี่ยวข้องกับคนที่เรากำลังจะช่วยแก้ปัญหา และอยู่ในกรอบเวลาที่เป็นไปได้ครับ
หลักการแก้ปัญหาที่ดีต้องเริ่มต้นจากข้อมูลที่ถูกต้อง จากข้อมูลขั้นพื้นฐานที่สุด
เป็นแนวคิดที่ Elon Musk นำมาใช้จนเกิดเปิด Space X นั่นก็คือ The First Principle Thinking ครับ ซึ่งอธิบายได้ดีมากๆ ในหนังสือเล่มนี้
2. การแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อย และ การจัดลำดับความสำคัญของปัญหา
ผมคิดว่าหัวใจสำคัญของกระบวนการแก้ไขปัญหา คือ การแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อย ให้เราสามารถเข้าใจได้ง่าย เพราะปัญหาที่เราตั้งมาในตอนแรกมักจะเป็นปัญหาที่ซับซ้อนและมีองค์ประกอบหลายอย่างอยู่ด้วยกัน ถ้าลองนึกภาพเราจะทำอาหารสักจานละก็ การจะทำอาหารออกมาให้อร่อยได้นั้นจะต้องมีเรื่องของวัตถุดิบ การปรุงอาหาร และประสบการณ์ของคนทำอาหารที่ส่งต่อการทำอาหารให้ออกมารสชาติดีครับ
ดังนั้น เราจึงต้องนำปัญหาที่เราตั้งไว้ในขั้นแรกมาแบ่งย่อยให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถวิเคราะห์และเข้าใจได้ง่าย ซึ่งจะช่วยให้เราแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเรามักจะใช้ Logic Tree ในการแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อยให้ปัญหาซับซ้อนน้อยลงครับ
การแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อยด้วย Logic Tree
Logic Tree คือ เครื่องมือการคิดแบบ Critical thinking ที่ช่วยให้เราแบ่งองค์ประกอบของปัญหาใหญ่ให้กลายเป็นองค์ประกอบย่อยหลายๆ ส่วนที่ความความเชื่อมโยงกัน โดยผมจะลองเอา Logic Tree มาใช้ในการแก้ปัญหาว่า จะทำยังไงให้ร้านขายขนมเค้กมีกำไรจากการทำธุรกิจเพิ่มขึ้น 25%
ถ้าอยากจะได้กำไรเพิ่มขึ้น 25% ผมก็แยกออกมาสิ่งที่ทำให้เกิดมากขึ่นก็คือการเพิ่มยอดขาย ไม่ก็ลดต้นทุน ซึ่งนั่นเองทำให้ผมแยกกิ่งต้นไม้ออกมาเป็น 3 อันก็คือการเพิ่มจำนวนการซื้อ การเพิ่มราคา และการลดต้นทุนด้านดำเนินงาน จากนั้นผมก็แตกย่อยต่อไปเรื่อยๆ ตามภาพเลยครับ
เราจะเห็นได้เลยว่าการคิดแบบเชิงวิพากษ์ทำให้เราเข้าใจปัญหามากขึ้น ผ่านการย่อยปัญหาออกมาเป็นองค์ประกอบเล็กๆ ที่ช่วยให้เรารู้เห็นความสัมพันธ์ของปัญหาและช่วยให้เราเข้าใจว่าควรจัดลำดับความสำคัญของปัญหาต่อไปอย่างไร
การจัดลำดับความสำคัญของปัญหาด้วย 2×2 Matrix
หลังจากการแบ่งปัญหาใหญ่เป็นปัญหาย่อยเสร็จสิ้น สิ่งที่เราต้องทำต่อก็คือการจัดลำดับความสำคัญของปัญหาครับ ถ้าถามว่าทำไมต้องจัดลำดับความสำคัญด้วย? นั่นเป็นเพราะว่าหลายๆ ครั้ง สาเหตุของปัญหาก็ไม่ได้มีเพียงอย่างเดียวอย่างที่เราเห็นจากตัวอย่าง
ตรงนี้เป็นจุดที่คนที่มีทักษะการตัดสินใจที่แข็งแรงจะได้เปรียบมากๆ ครับ เพราะไม่ใช่ทุกปัญหาเมื่อแก้ไขแล้วจะส่งผลเท่ากันทุกอัน ดังนั้นทักษะการตัดสินใจจะเป็นหนึ่งตัวกำหนดว่าปัญหาไหนสำคัญหรือไม่สำคัญครับ สิ่งที่จะช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ว่าปัญหาไหนควรถูกวิเคราะห์อย่างจริงจังก็คือการใช้ 2×2 Matrix ซึ่งจะมีหน้าตาประมาณนี้ครับ
โดนแกนแนวตั้งคือความสามารถของเราในการลงทุนลงแรงเพื่อแก้ปัญหา และแกนแนวนอนคือผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นเมื่อแก้ปัญหาได้สำเร็จครับ เมื่อเอาปัญหาย่อยๆ ที่เราแบ่งออกมาเมื่อสักครู่มาใส่ใน 2×2 Matrix แบบนี้ เราจะเห็นได้ว่าปัญหาไหนควรแก้ก่อนและปัญหาไหนควรแก้ที่หลังครับ เช่น การเพิ่มจำนวนการซื้อจากลูกค้าใหม่จะต้องใช้ทรัพยากรในการทำการตลาดอย่างมาก เมื่อเทียบกับการรักษาฐานลูกค้าเก่าไว้นั่นเอง
3. การวิเคราะห์ปัญหา การระบุปัญหา และ การทดสอบสมมติฐาน
การวิเคราะห์ การระบุปัญหา และการทดสอบสมมติฐานเป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญของการแก้ไขปัญหา เพราะหากเราไม่สามารถหาสาเหตุของปัญหาได้ว่าองค์ประกอบไหนที่ทำให้การทำงานของเราประสิทธิภาพไม่ดี โอกาสที่จะแก้ไขปัญหาได้ก็แทบเป็น 0 ครับ ซึ่งการวิเคราะห์มีกี่ขั้นตอนอะไรบ้างไปดูกันเลยครับ
การวิเคราะห์ปัญหาและการระบุปัญหาด้วย Fishbone Diagram และ 5 Whys
Fishbone Diagram เป็นเครื่องมือที่ไว้ค้นหาสาเหตุของปัญหาด้วยการจัดผลกระทบของปัญหาไว้เป็นหมวดหมู่ จากนั้นก็ค่อยๆ ลงลึกไปหาสาเหตุของผลกระทบนั้นโดยการใช้เทคนิคการวิเคราะห์แบบ 5 Why หรือการถามคำถามว่า “ทำไมปัญหานี้จึงเกิดขึ้น” 5 ครั้ง เพื่อให้สามารถเข้าถึงต้นตอของปัญหาได้ครับ
ซึ่งเมื่อเราทำตามอย่างที่เล่ามาเราก็ได้แผนภูมิที่ลักษณะเหมือนกับก้างปลานั่นเองครับ โดยสามารถดูตัวอย่างนี้ได้เลยครับ
ตัวอย่างนี้ผมเอาปัญหาเรื่องการทำงานประสิทธิภาพลดลงมาใช้ครับ โดยตั้งประเด็นว่าผลกระทบที่เกิดขึ้นนี้น่าจะมาจากนโยบาย Remote Working แบบ 100%
ผมก็เริ่มถามตัวเองว่า
“1. ทำไมนโยบายนี้ถึงมีปัญหา?”
ผมก็ตอบตัวเองว่าเพราะทำงานหนักเกินไป และถามตัวเองต่อว่า
“2. ทำไมถึงทำงานหนักเกินไปละ?”
คำตอบที่ได้ก็คือว่า ผมไม่ค่อยได้คุยกับใครเท่าไหร่ เพราะจริงๆ งานมันก็อาจจะไม่ได้เยอะขนาดนั้น ผมก็เลยถามตัวเองต่อว่า
“3. ทำไมถึงไม่ค่อยได้คุยกับใครละ?”
คำตอบก็คือ เป็นเพราะผมอยู่บ้านคนเดียว ก็เลยทำงานล่วงหน้าไปเรื่อยๆ แก้เหงา พอถามต่ออีกคำถามก็เริ่มวกกลับไปมาเรื่องเดิมๆ ดังนั้นผมเลยสรุปได้ว่า สาเหตุของปัญหาที่ประสิทธิภาพทำงานลดลงอาจเป็นเพราะความเหงาที่เกิดขึ้นจากการทำงานคนเดียวก็ได้นั่นเอง
จะเห็นได้ว่าเราเจอสาเหตุของปัญหาหนึ่งอย่างด้วยการถามคำถาม 3 ครั้ง โดยเราสามารถตั้งประเด็นขึ้นมาอีกเพื่อหาสาเหตุที่เป็นไปได้ได้อีกหลากหลายครับ
การวิเคราะห์ปัญหาและการระบุปัญหาด้วย Pareto analysis
Pareto analysis หรือ กฏ 80/20 เป็นวิเคราะห์ปัญหาโดยค้นหาปัญหาที่เมื้อได้รับการแก้ไข จะสามารถทำให้เห็นผลลัพธ์ได้ทันที 80% เพียงใช้ทรัพยากรแค่ 20% เท่านั้น
ถ้าใช้ตัวอย่างจากการทำงานของผมละก็ การปรับขั้นตอนการทำงานของผมเองในช่วงนโยบาย 100% Remote Working น่าจะเป็นความสำคัญลำดับแรกๆ ที่เมื่อทำปุ้บ จะเห็นได้เลยว่าการแก้ไขปัญหามีประสิทธิภาพหรือไม่ แถมยังใช้ทรัพยากรไม่มากด้วย เมื่อเทียบกับการเปลี่ยนนโยบาย Remote Working เพื่อการทำงานของผมคนเดียว นอกจากจะกินทรัพยากรทั้งองค์ร แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจจะไม่ดีมากนัก เป็นต้นครับ
การทดสอบสมมติฐานจากการวิเคราะห์ปัญหาด้วย A/B Testing และการทดสอบทางสถิติ
สิ่งที่เราทำมาทั้งหมดนั้นจะเห็นได้ว่าล้วนเกิดมากจากการวิเคราะห์และหาข้อมูลทั้งสิ้น ซึ่งนั่นหมายความว่า บางอย่างอาจเป็นเพียงแค่สมมติฐานเท่านั้น และนี่เองจึงเป็นเหตุผลที่เราต้องมีการทดสอบสมมติฐานเพื่อยืนยันว่าข้อมูลของเราสามารถนำไปใช้แก้ปัญหาได้ครับ
ส่วนตัวผมคิดว่าการทดสอบสมมติฐานเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก และเป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างซับซ้อนด้วย เนื่องจากวิธีการค่อนข้างเกี่ยวข้องกับหัวข้อยากๆ อย่างเช่น เรื่องของสถิติ เป็นต้นครับ จากประสบการณ์ของผม เนื่องจากผมทำงานด้าน Digital Marketing จึงได้มีโอกาสทำ A/B Testing เพื่อทดสอบสมมติฐานด้านตัวโฆษณาว่า Ads ตัวไหนดีหรือไม่ดี ซึ่งสำคัญมากๆ เลยทีเดียว
และถ้าถามว่าเราธุรกิจอื่นๆ สามารถทำ A/B Testing ได้ไหม ผมก็คิดว่าได้เหมือนกันครับ แต่การทำทดสอบสมมติฐานอาจจะแตกต่างกันออกไปในแต่ละธุรกิจเลยครับ เช่น เราอาจจะต้องทำทดสอบสมมติฐานที่เป็นเหมือนการทำวิจัยไปเลยเพื่อทดสอบว่าสมมติฐานเราถูกต้องไหม เป็นต้นครับ
4. การค้นหาวิธีแก้ปัญหา
เมื่อจัดลำดับความสำคัญของปัญหาได้แล้วว่าปัญหาไหนควรจัดการก่อน สิ่งที่เราควรทำต่อไปก็คือการออกแบบวิธีการแก้ปัญหาครับ
ผมคิดว่าจุดนี้เป็นจุดที่ยากที่สุดของกระบวนการ Problem solving เพราะไม่ว่าเราจะวิเคราะห์ปัญหาได้ดีขนาดไหน ถ้าไม่มีวิธีแก้ปัญหาก็เท่านั้นครับ นอกาจากนี้บางปัญหาก็ไม่สามารถที่จะแก้ไขได้ด้วยการคิดแบบตรงๆ แต่ต้องพึ่งพาความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ปัญหา เพื่อให้เราสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุดและมีประสิทธิภาพครับ
ผมมี 2 หลักการคิดแก้ไขปัญหาที่ผมมองว่าจะช่วยให้เราหาทางแก้ปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์ ซึ่งก็คือ การคิดแบบ Six Thinking Hats และการ Brainstorm กับทีม ที่จะช่วยให้เรามองปัญหาในมุมมองใหม่ๆ ที่ไม่เคยนึกถึง ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสให้เราเจอ solution ในการแก้ไขปัญหาที่สร้างสรรค์มากขึ้นครับ
5. การวางแผนการแก้ปัญหา
เมื่อระบุปัญหาได้แล้ว วิธีการแก้ไขปัญหาก็เตรียมไว้พร้อมเรียบร้อย ที่เหลือก็คือการวางแผนแก้ไขปัญหาแล้วครับ เพราะปัญหาจะไม่มีทางถูกแก้ไขถ้าไม่ได้ลงมือทำครับ
สิ่งสำคัญของการวางแผนการแก้ปัญหา ก็คือ การมี Action plan ที่ดี ซึ่ Action plan ในการแก้ปัญหาที่ดีนั้นจะมีองค์ประกอบสำคัญอยู่ 5 ส่วนดังนี้
- ชื่องาน
- ผู้รับผิดชอบงาน
- รายละเอียดงานที่ต้องทำ
- ขั้นตอนการทำงานตั้งแต่จนจบ
- กำหนดเวลา
ผมลองทำตัวอย่าง Action plan โดยการนำ Gantt Chart มาทำให้เห็นภาพรวมของแผนดำเนินการในการแก้ไขปัญหาว่ามีระยะเวลาเท่าไหร่ ซึ่งการวางแผนการแก้ปัญหาด้วย Action plan ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มโอกาสให้เราแก้ไขปัญหาได้สำเร็จมากขึ้นครับ
6. การติดตามผลแผนการแก้ปัญหา
ไม่มีอะไรเพอร์เฟ็คทุกอย่างจริงไหมครับ และนั่นก็รวมถึง Action plan ที่เราทำไว้ด้วย เพราะหลายๆ ครั้ง เราอาจจะไปเจออะไรระหว่างดำเนินการตามแผน ซึ่งทำให้ต้องมีการปรับแผนใหม่ให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันมากขึ้น
ถ้าองค์กรไหนมีการใช้ OKR อย่างจริงจังละก็ การวัดผลและการประเมินในแต่ละช่วงจะเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะการประเมินจะทำให้รู้ว่า สิ่งที่ตัวเองกำลังทำอยู่เป็นไปในทิศทางที่ถูกหรือกำลังเสียทรัพยากรไปโดยเปล่าประโยชน์์
ดังนั้น การคอยติดตามสถานการณ์และประเมินผล KPI จากการดำเนินการแก้ไขปัญหาจึงเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้ Action Plan ของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ
7. การนำเสนอผลลัพธ์ในการแก้ปัญหา
นอกจากลงมือแก้ไขปัญหาแล้ว สิ่งสุดท้ายที่ต้องทำก็คือการรายงานผลว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว ซึ่งเป็นเรื่องที่อาจจะถูกมองข้ามในเชิงของคนทำงานครับ
เพราะส่วนใหญ่ในโลกของการทำงานนั้น คนที่สั่งให้แก้ปัญหาอาจจะไม่ใช่คนที่ลงมาแก้ปัญหาด้วยตนเอง ดังนั้นการนำเสนอผลการแก้ไขปัญหาจึงเป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน นั่นเป็นเพราะว่า ถ้าไม่บอกว่าแก้แล้ว ปัญหานั้นก็ไม่นับว่าได้รับการแก้ไข
ตรงนี้เองที่ทักษะการสื่อสารจะเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้การแก้ไขปัญหาครบจบขั้นตอน ด้วยการนำเสนอผลการแก้ไขปัญหากับผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดว่ามีผลลัพธ์เป็นอย่างไรครับ
สรุปทักษะการแก้ไขปัญหา Problem solving
อ่านมาถึงตรงนี้จะเห็นได้ว่าทักษะการแก้ปัญหา หรือ Problem solving นั้น หากทำได้ตามกระบวนการจะช่วยให้เราแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนและช่วยให้ผู้ประกอบการประสบความสำเร็จมากขึ้นในโลกที่ซับซ้อน
ผมแนะนำมากๆ ว่า ถ้าใครอินกับเรื่องการแก้ปัญหา อยากศึกษาเพิ่ม หนังสือ 2 เล่มนี้คือดีมากๆ ครับ ละเอียด ใช้งานได้จริงจากประสบการณ์ส่วนตัวครับ
หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกคนครับ
เนื้อหาส่วนใหญ่ในบทความนี้มาจากหนังสือเล่มนี้เป็นส่วนใหญ่ ไม่มีแปลไทยครับ
แต่บอกได้เลยว่ามีประโยชน์มากๆ ถ้าใครต้องการศึกษาด้านการแก้ปัญหาอย่างจริงจัง
หลักการแก้ปัญหาที่ดีต้องเริ่มต้นจากข้อมูลที่ถูกต้อง จากข้อมูลขั้นพื้นฐานที่สุด
เป็นแนวคิดที่ Elon Musk นำมาใช้จนเกิดเปิด Space X นั่นก็คือ The First Principle Thinking ครับ ซึ่งอธิบายได้ดีมากๆ ในหนังสือเล่มนี้
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ทักษะการตัดสินใจและการแก้ปัญหาเป็นสิ่งที่แทบจะรวมกันเป็นเนื้อเดียวเลยครับ
แต่ความแตกต่างระหว่างการตัดสินใจ Decision making กับ การแก้ปัญหา Problem Solving จริงๆ ก็คือ
การตัดสินใจ คือ การประเมินตัวเลือก และตัดสินใจลงมือทำสิ่งต่างๆ เพื่อให้บรรลุผลที่วางไว้ ในขณะที่ทักษะการแก้ปัญหา หมายถึง ความสามารถในการระบุปัญหา และย่อยปัญหาใหญ่ให้เป็นปัญหาเล็กๆ เพื่อให้ปัญหาง่ายต่อการแก้ไขมากขึ้น
ROOT CAUSE ANALYSIS, ISHIKAWA DIAGRAMS AND THE 5 WHYS https://www.isixsigma.com/tools-templates/cause-effect/root-cause-analysis-ishikawa-diagrams-and-the-5-whys/
McIvor, M. (2022, September 15). The Logic Tree: The Ultimate Critical Thinking Framework. GLOBIS Insights. https://globisinsights.com/career-skills/critical-thinking/logic-tree/
Miller, J. (2020, November 5). How to Use Trees and Fish to Diagram Root Causes. Gemba Academy. https://blog.gembaacademy.com/2018/11/05/how-to-use-fishes-and-trees-to-diagram-root-causes/
บทความนี้มีเป็นประโยชน์กับคุณหรือไม่?
คลิกที่ดาวเพื่อโหวตเลย!
Average rating 4.9 / 5. Vote count: 39